ORIENTAÇÕES PARA MONTAR ASSOCIAÇÕES

Como Montar Uma Organização da Sociedade Civil - Associação

Texto por Silvana Ap. Maziero Custódio e Marco Vinício Faria.

Procedimentos Iniciais

Conforme LORROUDÉ (2004)*, a criação de uma organização da sociedade civil começa da iniciativa de um grupo de pessoas que resolvem associar-se para um determinado propósito.

Para criar-se uma associação, é preciso realizar uma Assembléia Geral de Constituição, em que as pessoas presentes terão poderes para:

• Decidir as características da organização.

• Aprovar o texto do estatuto social.

O registro das organizações sem fins lucrativos será efetuado no Cartório de Registro de Títulos e Documentos da respectiva circunscrição de sua sede. Segundo a Lei de Registros Públicos, é necessária a apresentação do estatuto em duas vias, devidamente rubricadas por um advogado, acompanhado do respectivo requerimento de registro da entidade, assinado pelo seu representante legal.

Após o registro civil, a instituição já tem existência legal, e precisa regularizar os registros fiscais, trabalhistas e locais da organização. Para concluir estas tarefas, será necessário obter os serviços de um contador.

O advogado pode orientar toda a formação da instituição. Além disso, ajuda bastante a assessoria de um administrador, entre outras coisas, este profissional atentará para aspectos operacionais da organização, tais como planejamento da atuação e elaboração do primeiro orçamento.

Para criar uma associação civil deverá ser realizada uma Assembléia Geral de Constituição convocada previamente na forma de edital, onde especifique data, horário, local e pauta e levar uma proposta de estatuto pré-estabelecida.

No início da Assembléia, todos deverão assinar uma lista de presença. Os presentes elegerão um Presidente da Assembléia para conduzir os trabalhos da reunião, e este, por sua vez, escolherá um Secretário, que cuidará de elaborar a ata da Assembléia.

O Presidente deverá começar por ler a pauta da Assembléia, e então dar início às discussões e votações. Os presentes deverão decidir acerca dos seguintes itens (que constarão obrigatoriamente do Estatuto Social):

• nome ou denominação social;

• sede e jurisdição;

• finalidade e objetivos;

• duração (pode ser indeterminada);

• tipos de sócios, sua admissão e retirada, os respectivos direitos e deveres;

• estrutura de gestão: quem tem poderes para que? (assembléia geral de sócios, diretoria, conselho fiscal, conselho deliberativo);

• modo de representação;

• meios de sustentação (doações, financiamentos, venda de produtos ou serviços, constituição de fundo social, etc.);

• se os sócios respondem, ainda que subsidiariamente, pelas obrigações sociais;

• condições de modificação dos estatutos, inclusive no que se refere à administração;

• hipóteses de dissolução da instituição e conseqüente destino do patrimônio.

Após a aprovação do Estatuto Social e das principais características da organização, é preciso eleger os seus dirigentes (segundo a estrutura de gestão estabelecida no Estatuto), os quais deverão tomar posse de seus cargos mediante assinatura de documento próprio (chamado termo de posse).

Por fim, a ata da Assembléia deverá ser assinada por todos os presentes, e vistada obrigatoriamente por um advogado, antes de ser submetida para registro em cartório.

Uma vez registrada a instituição em cartório, ele já é considerada pessoa jurídica legalmente existente. Em seguida, deve proceder à regularização de seus registros suplementares – fiscal, trabalhista e local – que são necessários à operação da organização.

Papel do Grupo de Dirigentes na Associação

Após a criação da Associação será necessário a gestão da mesma, onde os dirigentes tem o papel de executar, coordenar as atividades da instituição criando condições para que os objetivos sejam alcançados.

As principais atividades dos dirigentes são:

• planejar a melhor maneira de alcançar os objetivos da organização;

• assegurar que todas as obrigações da organização estão sendo cumpridas;

• delegar responsabilidades para os demais membros da equipe;

• assegurar que todas as tarefas atribuídas estão concluídas ou em andamento;

• relatar as atividades da administração aos associados e/ou às autoridades competentes;

• sempre zelar pela integridade da organização e de seus membros;

• executar as políticas sociais, econômicas, patrimoniais, administrativas e de recursos humanos determinadas pela Diretoria Executiva, principalmente através da supervisão dos responsáveis de cada unidade, sob sua subordinação, zelando para que os gastos com administração e manutenção de cada uma das unidades, excluídos aqueles especificamente vinculados a contratos e convênio, inclusive suas assessorias e consultorias, não excedam as metas e parâmetros estabelecidos pela Diretoria;

• Apresentar:

o Relatório Financeiro: conjunto de informações econômico-financeiras incluindo orçamento, fluxo de caixa e posição de disponibilidades bancárias;

o Relatório Contábil: composto pelas demonstrações da posição patrimonial e financeira (bens, direitos e obrigações); as mutações ocorridas no seu patrimônio líquido; e as origens (fontes) e aplicações (usos) dos seus recursos;

o Relatório de Atividades: conjunto sintético de informações que mostrem a situação geral quanto ao desempenho, projeções e todas as demais informações necessárias ao processo de tomada de decisões pelos órgãos da Administração Geral, incorporando as informações recebidas das Divisões e Departamentos, bem como pelas Seções que estejam sob sua responsabilidade direta.

O Relatório de Atividades deverá conter as seguintes informações obrigatoriamente:

1. Identificação da Entidade

2. Caracterização da População Usuária

3. Dados Legais

4. Diretoria

5. Programas e Serviços Prestados

6. Aspectos Operacionais

o Principais investimentos desenvolvidos pela Diretoria

o Principais atividades desenvolvidas pelo Serviço Social

o Principais atividades desenvolvidas pela Nutrição

o Principais atividades desenvolvidas pelo Administrador

7. Recursos Humanos Existentes

8. Conclusão

O compromisso na gestão dos serviços públicos

• O caráter público:

o transparência nas decisões, nas informações, alocação de recursos (controle social);

o prestação sistemática de contas (imprensa, assembléias, murais, etc.).

• O caráter democrático: acesso às informações, fortalecimento da organização, participação adequada dos associados nas decisões, regulamentação.

• O caráter ético: laços fortes entre administração e seu público, estímulo aos valores democráticos, responsabilidades, relevância social e equidade.

• O caráter da eficiência: realização e valorização dos concursos (processos seletivos), valorização da competência e avaliação periódica, perceber problemas e propor soluções, credibilidade dos representantes da associação.

• O compromisso com o desenvolvimento econômico político e cultural. (Ex: redes).

Após a estruturação da associação a mesma deverá providenciar a obtenção dos certificados abaixo relacionados junto aos respectivos órgãos, conforme documentação necessária e data prevista:

• Utilidade Pública Municipal:

O Certificado de Utilidade Pública Municipal é obtida junto à Prefeitura do Município onde encontra-se localizada a entidade, devendo o interessado verificar junto à mesma, quais os documentos necessários e exigências a serem cumpridas.

• Utilidade Pública Estadual:

Entregar anualmente até o mês de outubro relatório de atividades da entidade junto a Secretaria da Justiça e da Defesa da Cidadania.

• Utilidade Pública Federal:

Entregar anualmente até 30 de abril - cópia autenticada do balanço anual e relatório de atividades do findo à Secretaria Nacional da Justiça Divisão de Outorgas e Títulos.

• INSS - Isenção da Contribuição Patronal

Enviar anualmente até 31de janeiro o plano das atividades a serem desenvolvidas e até dia 30 de abril o relatório circunstanciado de suas atividades no exercício anterior.

• CMAS - Conselho Municipal da Assistência Social

Enviar relatório anual, ata de eleição e posse dos membros da diretoria, estatuto no caso de mudança.

• SEBES - Secretaria do Bem Estar Social

Enviar relatório anual, ata de eleição e posse dos membros da diretoria, estatuto no caso de mudança, parecer do Conselho Fiscal

• SADS - Secretaria de Assistência e Desenvolvimento Social

Enviar relatório anual, ata de eleição e posse dos membros da diretoria, estatuto no caso de mudança.

• CNAS - Conselho Nacional de Assistência Social

A Prestação de Contas consiste do conjunto ordenado de documentos comprobatórios das despesas efetuadas com recursos provenientes de convênios celebrados e próprios.

Devemos prestar contas anualmente aos órgãos citados anteriormente.

Revisar Sempre a Missão

O comprometimento com a missão organizacional leva ao comprometimento público. Revisar e atualizar a missão é, portanto, um processo de reflexão e compromisso dentro e fora da entidade. A diretoria têm a responsabilidade fundamental de definir a razão da existência da entidade.